内贸海运操作流程
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内贸海运操作流程

  一、内贸出口单证操作 

1、客服收到托单后,首先要明确此票的业务人员是谁,确认后第一时间进行运价分解,认真审核每项费用,如:海运费,起运港或目的港拖车费等,如费用有不对的地方需要求业务员找领导签字批示;对于直接打电话寻价定舱的客户:(1)海运费要按公司每航次规定的市场价报价,如因为大票或套箱需要申请运价的,先向部门长申请,如超出部门长权限范围的,则由部门长向公司领导申请,客服需见领导签字后方可出号。(2)启运港拖车费要跟派车调度确认(3)目的港的拖驳费则需要向目的港公司咨询(有费率表的可以参照费率表),审核完毕根据客户要求的出货日期出号,接货。 

2、客服人员出号后将托单转交给操作人员,在接到托单后,首先要检查托单信息是否完全(货名、货重、运输条款、接货门点/送货门点、收货人座机及手机号码等),信息不完全的要求客户提供完全。另:针对个人订舱必须有个人签字并且提供个人身份证复印件。信息提供完整后要及时做好预配,按照托单内容将各项信息准确无误的录入系统并打印入货通知传真给客户。其中:

(1)所有的发货人公司名称一定要前后一致,包括单航次与上航次,单航次中一个客户出多票。不要出现不一致的现象。

(2)装货地点在内贸委托---其他栏详细填写,以便客服人员统计每周出货量和派车人员核对装货费用。

(3)运输条款一定要维护准确,如果有更改要及时更改。特别注意:前程由CY改成门或者门改CY,要及时通知派车人员。

3、操作人员将放箱清单及时发送至场站,注意放箱场站不要弄错,并跟踪场站相关联系人,确认其收到。以便客户或车队提箱,如需派车装箱的,及时填写派车单及入货通知书给派车调度,以便及早做好装货计划。(若客户更改拖车条款,取消到门或更改地址等,操作人员要及时通知到派车人员做相应更正。并且更正托单运费及通知客服人员。) 

4、操作人员在船开之前要及时跟客户确认各项信息是否有更改,如果有更改的及时更改,同时根据船期动态要做好配船清单。船开前核对上船清单,并将准确上船清单邮件发送至场站并抄送船代相关同事。 

5、船开后半个工作日根据场站提供的上船清单核对准确上船数(台帐),并且更正系统的相关内容,同时操作人员需要将托单信息核对完整.务必保证托单里的各项内容与上船信息和系统内容准确一致,包括:箱量必须与上船箱量一致,运输条款和启运港拖车费有更改的要求客户发更改通知附于托单后面,总之以后不允许出现上船信息跟托单不一致的情况,整理完毕后将托单转于客服人员维护运价。并将准确的上船数(台帐)发送给客服人员和部门领导。 

6、如果有转船的和甩货的货物,操作人员要第一时间通知客户,(业务员的货要第一时间通知业务员。)并将甩货清单提供给客服人员,以便根据下航次运价情况做特价申请,如需继续订舱出号的试具体情况对待:

(1)对于客户已经背箱但是未赶上本航次船的可以按原单号转到下一航次,背几个箱子算几个,如果客户想继续背箱请重新出号。

(2)如果没有背箱也没有入货的直接取消本次订舱,如需继续订舱请重新出号。

(3)如果是船公司原因甩货的可以继续沿用上航次提单号,直接转到下个航次,破票上船的采用原单号加A,B……. 

7、待操作人员系统信息更正准确后,客服人员在船开后一个工作日内根据准确的台账信息维护单票运价,办事处相关费用按照办事处提供的单航次账单进行核对,务必保证每票货物的运价准确无误。针对运输条款变更等原因产生的费用更正需通知到相应操作人员及市场人员做好应收变更。
例如:前程拖车由DR改CY客服账单需与派车人员核对账单,保证应收应付的准确性。 

8、客服人员将运价维护完毕后,将托单和办事处账单转交部门长进行审核,便于及时发现运价差异,再次保证运价信息的准确性。

9、审核完毕将托单和办事处账单转交商务人员,由商务人员在船开后24小时之内从系统中自动生成单航次应收账单,并根据托单内容和更改通知进行再次核对,有问题及时跟客服人员沟通,如有费用更改,需要经部门长同意,撤销审核后重新更改费用,并再次审核,经商务人员核对无误后将应收账单转发客服人员,客服人员将应收账单打印,交于部门长和分管领导签字,并将应收账单账单转发操作人员制作费用联系单和舱单(维护目的港拖车费)。更正费用减少的情况需写明更正原因后找相应领导签字。
 
10、操作人员在船开后48小时内,从系统中自动生成单航次舱单,箱号清单,SOC清单,EDI报文,并根据客服人员提供应收账单补填目的港拖车费,待舱单核对无误后连同现场配船同事提供的离港报一起发送给目的港相关人员和船东的相关负责人,同时打印运单,将运单连同费用联系单一起传真给客户。 

11、船开后不接受任何的更改,如果确实需要更改的,且每票加收改单费100元/票。有目的港门点更改的,要及时跟客服人员确认目的港费用,更改通知由部门长签字,复印给客服和商务人员,并且需要部门长在系统中撤销审核,由客服人员在系统中更改费用,操作人员将更改通知邮件给目的港相关人员。 

12、待单航次所有工作结束后。操作人员需要将整条船的单证资料保存归档. 客服要做好单航次统计,包括客户的单航次周货量和月货量以及单航次平均运价。 
 
二、内贸后程跟踪 

船舶开航后,48小时内接到航线操作发送舱单的通知后,及时向目的港确认是否收到,如舱单有任何问题,及时反馈给航线操作. 

1、船舶开航后,商务会根据实载清单将已经交费的客户明细每天上午10点下午4点分两次提供给后程客服,后程客服根据商务提供的交费明细作目的港放货,同样每天分上午10:30下午4:30两次放货,特殊情况可加急。 

2、对于目的港到门的货物,在船到目的港后及时作全程跟踪,客户要求急送急转的货物,要提前向目的港发书面申请,并作及时送货跟踪. 

3、如果目的港送货过程中出现门点有变或,待时费或改港等种种情况,接到目的港通知后要及时向相关客服人员反馈,以便客服人员跟客户重新确认费用更改,待客服人员确认更改通知航线操作作书面更改给目的港后,立即与目的港确认是否收到并作全程跟踪.针对票结客户,严禁出现当航次目的港产生的额外费用当航次未结清的情况!! 

4、每天都要跟目的港作放货明细核对,不能错放落放.

三、内贸进口操作

1、船开之后要提醒起运港提交系统,提交之后,我们做好系统的交互下载。 

2、审核舱单,查看舱单是否有到付的货,如果有到付的货,要及时通知收货人在船到之前付款,付款后写交款销账明细给商务,商务确认收到款之后给客户放货。
 
3、船到之前打印好到门货物的送货明细,青岛港作业合同,设备交接单,提前通知调度联系车队送货。 

4、船靠港之后,根据起运港发的放货通知,逐票放货,最好在仓单上标记放货时间,到门的货要及时安排调度送货。有更改条款的要及时在舱单上更改,并做标注。 

5、如果船到港之后好几天,起运港还有没有放货,要及时联系起运港代理,以免产生箱使费。如果是客户自己的原因不能收货的,要跟箱管同事及时沟通,确认超期滞箱费之后方可送货。 

6、如果有特殊签收单的,提前通知车队送货时做好签收,并根据起运港要求回寄签收单。没有要求回寄的,送完之后及时把签收单整船存档保存。